Fatturazione elettronica con PA obbligatoria: le norme principali

Entra in vigore oggi, 31 marzo 2015, l’obbligo di fatturazione elettronica per imprese, di qualunque dimensione, anche per i piccoli artigiani, che operano con la Pubblica Amministrazione.

Cosa occorre?

Per potere gestire il sistema di fatturazione elettronica occorre avere una casella di posta elettronica certificata, firme digitali ed un software per l’archiviazione che consenta di conservare la documentazione per almeno 10 anni. La normativa prevede che la PA possa pagare le fatture solo le stesse arrivano in formato elettronico  Già nel 2014 la normativa era entrata in vigore per le Amministrazioni centrali, ora è attuata in pieno coinvolgendo anche i privati. Per questa operazione la SOGEI ha messo a disposizione 38 server e sono attesi 50 milioni di file l’anno.

Errori possibili

Dai dati emersi sulle analisi della prima parte di riforma attuata nel 2014 emergono quelli che sono gli errori più frequentemente commessi dagli utenti nell’invio delle fatture elettroniche.

L’Agenzia delle Entrate ha stilato una sorta di classifica che cui emerge che l’errore più frequentemente commesso è cliccare più di una volta sull’opzione invio. È bene precisare che in questo caso la PA accetta solo il primo documento, mentre gli altri finiscono nel Cestino, senza dunque il rischio di vedersi caricare più volte le stesse fatture. Nessuna paura però, perché dai dati dell’Agenzia c’è stata una riduzione dell’entità dell’errore dal 18% degli esordi del sistema al 15,4% dei primi mesi del 2015.

Scarsa invece l’incidenza dell’errore di identificazione del codice univoco dell’ufficio, solo il 5% degli scarti della documentazione inviata è dovuto a tale tipo di errore, indice di una buona collaborazione tra uffici per l’individuazione esatta dei codici.

Gestione dei documenti

Per quanto riguarda il formato delle fatture da inviare alla PA è richiesto un  documento XML firmato digitalmente. Il flusso dei documenti è gestito dallo SDI, Sistema Di Interscambio, questo riceve le fatture elettroniche inviate dai privati alla PA, effettua un primo controllo sul contenuto, se esso non è conforme, il documento viene scartato e quindi viene inviata una e-mail di notifica al privato. La procedura deve essere effettuata di nuovo, ma non occorre apportare note di variazione. Se il controllo dello SDI non rileva errori, la fattura viene inviata alla PA che ha 15 giorni di tempo per accettare o rifiutare la fattura. In caso di rifiuto, lo stesso viene comunicato a chi ha emesso la fattura, costui deve stornare la stessa con una nota di variazione e quindi emettere una nuova fattura.

Costi

È da sottolineare che non si prevedono aumenti di costo per le imprese dovuti al nuovo sistema di gestione delle fatture; infatti, mentre le PA per la gestione della conservazione delle fatture devono scegliere tra 19 soggetti accreditati che forniscono software adatti, per i privati c’è la possibilità di scegliere in regime di libera concorrenza optando dunque per la soluzione migliore. L’importante è che il software scelto permetta la conservazione delle fatture per 10 anni. Secondo i calcoli della Ragioneria dello Stato, i risparmi dovrebbero ammontare a circa 135 miliardi di euro l’anno per gli uffici pubblici mentre per quanto riguarda le imprese il risparmio è calcolato in un range di 4 – 15 euro per fattura. Con la fatturazione  elettronica ad avvantaggiarsi è anche il lavoro di contrasto all’evasione fiscale grazie a sistemi di controllo più veloci.