Lavoro Agile: 10 punti per ottimizzare lo smart working

Scritto il alle 12:01 da Redazione Finanza.com

lavoro da casa, smart workingIl lavoro agile rappresenta una delle ultime frontiere per trattenere e attirare i talenti in azienda e sviluppare soluzioni innovative utili per il business. Tuittavia, per rendere il lavoro agile una pratica di successo, la flessibilità deve essere smart: azienda e dipendente devono quindi ripensare l’organizzazione e i modelli del lavoro. Come? Una risposta è arrivata dalla società di recruiting PageGroup, che in occasione della “Settimana del Lavoro Agile” promossa dal Comune di Milano (dal 22 al 26 maggio), ha stilato un decalogo con i consigli per ottimizzare il lavoro flessibile e renderlo una realtà sempre più diffusa nelle aziende italiane. Ecco i 10 punti:

1. Dal management della presenza al management del risultato
La soluzione consiste nel dare e richiedere obiettivi chiari ed indicazioni precise, temporali, strutturando timeline accordate tra azienda e lavoratore. Esistono applicativi che monitorano il computer, il flusso di email e la navigazione internet del dipendente favorendo un clima di sfiducia. Nello smart working è invece necessario passare dal management basato sulla presenza al management basato sui risultati.

2. Una buona comunicazione multicanale
La maggior sfida per le aziende che offrono la possibilità di lavorare da remoto è mantenere costante la comunicazione con i lavoratori. Per informazioni routinarie, email e instant messaging sono la via di comunicazione ottimale. Per sessioni di brainstorming o condivisione di informazioni personali, il contatto telefonico o la video conference in quanto aumentano la condivisione dei messaggi chiave e l’approccio personale.

3. Avere a disposizione gli strumenti adeguati
Lo smart working è profittevole solo se l’azienda fornisce al lavoratore gli strumenti adeguati per poter comunicare con clienti e colleghi, condividere informazioni e sviluppare la propria attività. Smartphone, cuffie e webcam ma non solo; strumenti come Google Docs o il software per la gestione di progetti Basecamp consentono di monitorare i progressi delle attività, entrare in contatto con referenti aziendali e pianificare progetti da remoto.

4. Gestire il tempo
Stilare una to-do list di mansioni da smarcare è fondamentale per lo smart working. Inoltre, se si desidera perseguire il worklife balance e riuscire a gestire tutte le incombenze della giornata, quando si lavora fuori ufficio e in modalità flessibile è importante pianificare anche le commissioni personali in modo da avere una chiara visione di cosa fare nella giornata e non creare conflitti d’agenda.

5. Mettere dei limiti
Di fronte alle richieste urgenti da parte di clienti o colleghi alle volte è necessario declinare. Una soluzione per ammorbidire il feedback negativo potrebbe essere chiedere un brief dettagliato, il motivo per il quale si tratta di una priorità e, se necessario, proporre qualcun altro a cui chiedere supporto. Inoltre, il lavoro flessibile non significa lavorare 24 ore su 24, quindi nel paradigma del Lavoro Agile è importante porre dei limiti alla propria reperibilità, concedersi pause, decidere un momento di inizio e uno di fine della propria attività lavorativa.

6. Attenzione al Multitasking
Il rischio dello Smart Working è la dispersione, di concentrazione e di tempo. E’ importante per il dipendente sviluppare un progetto e portarlo a termine in modo qualitativo e solo dopo averlo terminato, concentrarsi sul successivo.

7. Rendere il Lavoro Agile accessibile a tutti
Lo smart working dovrebbe essere trasversale, non dovrebbero esserci dipendenti “smart” e dipendenti “fissi” – la maggior parte delle mansioni possono essere gestite con una certa flessibilità. Chi lavora in maniera agile dovrebbe permetterlo anche ai propri collaboratori.

8. Diffondere la nuova cultura di lavoro
Un’occasione per impostare la flessibilità in maniera efficace può essere una formazione specifica in tecniche di Lavoro Agile per i manager e delle sessioni di sensibilizzazione per ciascun team dove vengano condivisi i protocolli di lavoro.

9. Mantenere l’approccio personale
Circa il 20% dei dipendenti, aumentano la qualità del loro lavoro se hanno la possibilità di gestire il proprio tempo in maniera flessibile, che sia per dormire un po’ di più la mattina o accompagnare i propri figli a scuola. Il senso di soddisfazione è importantissimo per le performance: non è universale e ogni dipendente lo identifica con l’appagamento di specifiche esigenze.

10. Organizzare gli spazi fisici
Anche fuori dall’ufficio, che sia a casa o in un’area di co-working, è necessario ricavarsi uno spazio esclusivamente dedicato al lavoro. Dovrebbe essere ordinato e ubicato in un’area che non presenti distrazioni.

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